SIAE - Sistema Integrado de Administração e Ensino

Manual do Usuário

Sumário:

Introdução

O Sistema Integrado de Administração e Ensino (SIAE) é um sistema desenvolvido pela Coordenação de Gestão de Tecnologia da Informação para auxiliar os serviços administrativos e de ensino do IFPE Campus Caruaru. A vantagem deste sistema é ter uma plataforma para atender os diversos setores do Campus Caruaru através de um único portal. A cada nova solicitação, a CGTI analisa junto à Direção Geral a possibilidade de automatizar o processo criando um novo módulo dentro do SIAE.

A príncipio, está disponível o módulo Requerimento Escolar da seção Ensino. Nele, os alunos podem enviar requerimentos solicitando isenção de disciplina, justificativa de falta(s) e trancamento de matrícula.

Logar no Sistema

Para efetuar login no sistema basta inserir o número da sua matrícula SIAPE e a senha que você utiliza para efetuar login na rede do IFPE Campus Caruaru. Em seguida, clicar no botão Entrar para efetuar login no sistema. A imagem abaixo apresenta a tela de login inicial do sistema onde você irá preencher essas informações.

SIAE - Tela de Login

Perfil de Usuário

O sistema possui os seguintes tipos de perfil:

  1. Super Administrador - controla todas as funções do sistema.
  2. Administrador - possui permissão para gerenciar todos os requerimentos e algumas funções especiais do sistema.
  3. Servidor - possui permissão para abrir requerimentos e gerenciar àqueles que forem enviados para ele.
  4. Aluno - possui permissão para abrir requerimentos e visualizar o andamento deles.

Início

Após efetuar o login, você será redirecionado para a tela inicial do SIAE. Aqui, já possível visualizar a quantidade de requerimentos que você tem para gerenciar. Ao lado esquerdo está o menu lateral, onde é possível navegar pelas funcionalidades do sistema. No canto superior direito tem um botão para Sair do sistema.

SIAE - Tela Inicial

Ensino - Requerimento Escolar

Painel de Controle

Permissão:

Painel de Controle é uma página dentro do sistema onde os usuários podem visualizar todos os requerimentos abertos dentro do sistema. Neta tela é possível visualizar as seguintes informações:

Clicando em cada status apresentado acima, o sistema irá exibir uma nova tela com uma listagem de todos os requerimentos associado ao status escolhido.

  1. Para acessar a tela de Painel de Controle, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Painel de Controle
SIAE - Tela Painel de Controle

  1. Clicando no ícone Em Análise, uma tela será exibida com todos os requerimentos que estão com status Em Análise. O mesmo pode ser feito para os status Deferido e Indeferido.
    SIAE - Tela Requerimentos em Análise

Dashboard

Permissão:

Dashboard é página onde são exibidos todos os requerimentos abertos pelo usuário que está logado no sistema. Nesta tela, o usuário também pode visualizar a quantidade de requerimentos dividido por status:

Status:

Para acessar a tela de Dashboard, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Dashboard

Tela de Dashboard:
SIAE - Tela Dashboard

Novo Requerimento

Permissão:

Os requerimentos são formulários que iniciam o processo de solicitação de algum serviço, como por exemplo:

O preenchimento de um requerimento ocorre da seguinte forma:

  1. Acessar o menu lateral esquerdo:

Ensino > Requerimento Escolar > Novo Requerimento

  1. Selecionar o tipo do requerimento;
  2. Após selecionar o tipo do requerimento, será exibido a documentação exigida;
  3. Preencher o campo descrição relatando o motivo da solicitação do requerimento;
  4. Caso necessário, anexar a documentação necessária no formulário. Obs.: você pode anexar mais de um arquivo em formato PDF, PNG ou JPEG;
  5. Clicar no botão Enviar Requerimento para enviar a requisição. Uma página com as informações do requerimento aberto é exibida.

Formulário para abrir um novo requerimento:
SIAE - Tela Novo Requerimento

Tela com as informações do requerimento aberto:
SIAE - Tela Requerimento Aberto

Visualizar Requerimento

Permissão:

Para visualizar as informações de um requerimento aberto anteriormente e acompanhar seu trâmite, acessar o menu lateral esquerdo da seguinda forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Dashboard

Uma tela com uma listagem de todos os seus requerimentos será exibida. Em seguida, escolher o requerimento a ser aberto e clicar na lupa que fica localizada no lado direito.

Lista de Requerimentos
SIAE - Tela Lista Requerimentos

Tela com as informações do requerimento escolhido. Em Trâmites, é possível acompanhar o andamento do requerimento.
SIAE - Tela Visualizar Requerimento

Tramitando um Requerimento

Permissão:

O início do trâmite ocorre quando um requerimento é aberto. O sistema envia o requerimeto e um email de alerta para a grupo padrão cadastrada dentro do sistema informando que um novo requerimento foi criado.

Email que o sistema envia à Grupo Padrão cadastrada.
SIAE - Email - Novo Requerimento

Assim, o responsável pela conta deverá acessar o sistema e dar início ao trâmite. Ao acessar o sistema, o usuário da Grupo Padrão irá encontrar em sua tela inicial o quantitativo de requerimentos a receber. Para visualizar os requerimentos, clicar em Acessar.

SIAE - Tela - Requerimentos a Receber

Tela para gerenciar os requerimentos.
SIAE - Tela - Gerenciar Requerimentos

A partir desta etapa, duas opções estão disponíveis: Finalizar e Receber o requerimento.

Finalizar Requerimento

Permissão:

Função que permite encerrar o trâmite do requerimento com o status de deferido ou indeferido. Para isto, seguir os seguintes passos:

  1. Acessar a tela de gerencia de requerimentos:

Menu lateral esquerdo Início > Acessar

  1. Clicar em Finalizar;
  2. Preencher o despacho de finalização do requerimento;
  3. Selecionar o status do requerimento como DEFERIDO ou INDEFERIDO;
  4. Clicar no botão Finalizar;
  5. O sistema enviará um email para o requerente informando que seu requerimento foi finalizado.

SIAE - Tela - Finalizar Requerimento

SIAE - Tela - Requerimento Finalizado

Email que o sistema envia ao requerente.
SIAE - Email - Requerimento Finalizado

Receber Requerimento

Permissão:

Função que permite receber o requerimento como forma de feedback ao requerente. Aqui, o requerimento já estará em posse de alguém que deverá trabalhar no mesmo. Para isto, seguir os seguintes passos:

  1. Acessar a tela de gerencia de requerimentos:

Menu lateral esquerdo Início > Acessar

  1. Clicar em Receber;
  2. Preencher o despacho de recebimento;
  3. Clicar no botão Receber.

SIAE - Tela - Gerenciar Requerimentos

SIAE - Tela - Receber Requerimento

SIAE - Tela - Requerimento Recebido

Encaminhar Requerimento

Permissão:

Função que permite encaminhar o requerimento para que um outro usuário possa dar continuidade ao trâmite. Para isto, seguir os seguintes passos:

  1. Premissa: receber o requerimento
  2. Acessar a tela de gerencia de requerimentos:

Menu lateral esquerdo Início > Acessar

  1. Clicar em Encaminhar;
  2. Preencher o despacho de encaminhamento;
  3. Informar o usuário para quem o requerimento será encaminhado;
  4. Clicar no botão Encaminhar;
  5. O sistema enviará um email para o usuário informando que um requerimento foi encaminhado para ele.

SIAE - Tela - Gerenciar Requerimentos

SIAE - Tela - Encaminhar Requerimento

SIAE - Tela - Requerimento Encaminhado

Email que o sistema envia ao usuário cujo requerimento foi encaminhado.
SIAE - Email - Requerimento Encaminhado

Editando um Despacho

Permissão:

Função que permite editar um despacho de recebimento de requerimento.

Premissa: já ter recebido um requerimento

Para isto, seguir os seguintes passos:

Início > Requerimentos a gerenciar > Acessar

  1. Escolher o requerimento para editar o despacho de recebimento;
  2. Clicar no botão Editar Despacho;
  3. Editar o conteúdo do despacho de recebimento;
  4. Clicar no botão Salvar;
  5. Uma tela com as informações do requerimento será exibida em conjunto com uma mensagem de que o despacho foi atualizado.

SIAE - Tela de Editar Despacho

SIAE - Tela de Editar Despacho Listar

SIAE - Tela de Editar Conteúdo do Despacho

SIAE - Tela Despacho Editado

Editando um Trâmite

Permissão:

Função que permite editar o despacho e/ou o usuário que foi encaminhado o requerimento.

Premissa 1: ter encaminhado um requerimento;

Premissa 2: o usuário destino não ter recebido o requerimento;

Para isto, seguir os seguintes passos:

Início > Requerimentos aguardando o recebimento pelo usuário de destino > Acessar

  1. Escolher o requerimento para editar o trâmite;
  2. Clicar no botão Editar Encaminhamento;
  3. Editar o conteúdo do despacho e/ou o usuário a ser encaminhado o requerimento;
  4. Clicar no botão Salvar;
  5. Uma tela com as informações do requerimento será exibida em conjunto com uma mensagem de que o trâmite foi atualizado.

SIAE - Tela de Editar Trâmite

SIAE - Tela de Editar Trâmite Listar

SIAE - Tela de Editar Conteúdo do Trâmite

SIAE - Tela Trâmite Editado

Abrindo Recurso

Permissão:

A abertura de recurso só ficará disponível caso o requerimento seja finalizado com o status indeferido. O aluno tem o prazo de 10 dias corridos para abertura de recurso após a ciência do resultado do requerimento. Essa ciência é dada a partir da data de visualização do requerimento pelo aluno através do sistema.

Para abrir recurso, executar os passos para visualizar o requerimento.

SIAE - Tela Requerimento Indeferido

O botão azul com o nome entrar com recurso só ficará disponível durante 10 dias, conforme informado anteriormente. Clicar no botão para entrar com recurso.

SIAE - Tela Entrar com Recurso

Preencher a descrição do recurso e anexar documentos caso necessário. Em seguida, clicar no botão Enviar Recurso.

SIAE - Tela Confirmação de Abertura de Recurso

Para visualizar o recurso, clicar no botão azul exibir recurso.

SIAE - Tela Visualizar Recurso

Feito isso, aguardar a avaliação do recurso.

Listar Recursos

Permissão:

Os recursos abertos pelos alunos serão encaminhados ao Grupo Padrão cadastrado no sistema. Os mesmos estarão disponívels na página INÍCIO do SIAE no quadrado azul.

SIAE - Tela Início Recurso

Clicar em Acessar para listar os recursos abertos.

SIAE - Tela Listar Recursos

Encaminhar Recurso

Permissão:

Executar os passos para listar os recursos abertos. Clicar no botão azul Encaminhar, escrever o despacho de encaminhamento, digitar o grupo a ser encaminhado e clicar no botão Encaminhar.

SIAE - Tela Encaminhar Recurso

Avaliar Recurso

Permissão:

Executar os passos para listar os recursos abertos. Clicar no botão verde Avaliar Recurso, escrever a descrição da avaliação e definir o status do recurso como deferido ou indeferido. Em seguida, clicar no botão Finalizar. O sistema irá enviar um email ao aluno requisitante do requerimento informando que o recurso aberto foi avaliado.

SIAE - Tela Avaliar Recurso

SIAE - Tela Recurso Avaliado

Se o recurso for avaliado como deferido, o status do requerimento também será alterado para deferido. Caso contrário, permanecerá como indeferido.

Importar Alunos

Permissão:

Para importar novos alunos para o sistema, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Importar Alunos

Selecionar o arquivo com os alunos a serem importados e clicar no botão Enviar. Pronto, uma mensagem de sucesso irá aparecer informando que os alunos foram importados.

Obs.: O arquivo deverá estar formatado adequadamente para que a importação ocorra com sucesso.

Arquivo de valores separados por vírgula com extensão .csv formatado da seguinte maneira:

matricula,nome,curso,periodo,cpf	
2019123456,"Nome do Aluno","Curso do Aluno","5", "999.999.999-99"
2019123456,"Nome do Aluno","Curso do Aluno","5", "999.999.999-99"
2019123456,"Nome do Aluno","Curso do Aluno","5", "999.999.999-99"
2019123456,"Nome do Aluno","Curso do Aluno","5", "999.999.999-99"

SIAE - Tela de Importar Alunos

Todos os Alunos

Permissão:

Para visualizar a lista com todos os alunos cadastrados no sistema, acessar o menu lateral esquerdo da seguinte forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Todos os Alunos

SIAE - Tela Listagem Alunos

Redefinir Senha de Aluno

Permissão:

Para redefinir a senha de um aluno, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Todos os Alunos

Escolher o aluno e clicar na lupa do lado direito da tela.

Clicando na lupa de cada aluno, é possível visualizar as informações formatadas em tabela e também redefinir a senha de acesso ao sistema. Para isso, basta digitar a nova senha e clicar no botão Redefinir Senha.

SIAE - Tela Redefinir Senha de Aluno

Configurar Grupo

Permissão:

Para configurar o grupo padrão do sistema, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:

Ensino > Requerimento Escolar > Configurar Grupo

Atenção: esta é uma configuração muito importante do módulo requerimentos. É o grupo cadastrado nesta seção que irá receber TODOS os requerimentos abertos (e recursos) dentro do sistema para que seja dado início aos devidos encaminhamentos.

SIAE - Tela Configurar Conta

Gerenciar Grupos

As ações de gerenciar grupos envolvem a criação, listagem, remoção e visualização de grupos. Além de incluir e remover usuários dos grupos.

Permissão:

Criar Grupo

Para criar um grupo, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:

Gerenciamento > Grupos > Novo Grupo

SIAE - Tela Criação de Grupos

Preencher o nome do grupo, sua descrição, e clicar no botão Salvar Grupo.

SIAE - Tela Criação de Grupos

SIAE - Tela Criação de Grupos

Listar Grupos

Para listar os grupos existentes, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:

Gerenciamento > Grupos > Listar Grupos

SIAE - Tela Listar Grupos

Visualizar Grupo

Para visualizar um grupo existentes, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:

Gerenciamento > Grupos > Listar Grupos

SIAE - Tela Listar Grupos

Escolher o grupo e clicar na lupa.

SIAE - Tela Visualizar Grupo

Adicionar Usuário

Executar os passos para visualizar o grupo. No campo Adicionar Usuário digitar o usuário a ser adicionado ao grupo e clicar no botão Adicionar.

SIAE - Tela Adicionar Usuário a um Grupo

SIAE - Tela Usuário Adicionado a um Grupo

Remover Usuário

Executar os passos para visualizar o grupo. Escolher o usuário a ser removido e clicar no botão vermelho com uma lixeira dentro.

SIAE - Tela Remover Usuário de um Grupo

Um pop up irá aparecer pergutando se você realmente deseja excluir o usuário daquele grupo. Se sim, clicar no botão Sim, remover!. Se desistir da ação, clicar no botão Cancelar.

SIAE - Tela Confirmar Remover Usuário de um Grupo

SIAE - Tela Confirmação da Remoção de um Usuário de um Grupo

Editar Grupo

Executar os passos para listar os grupos. Escolher o grupo a ser editado e clicar no botão do lápis.

SIAE - Tela Listar Grupos

Editar as informações como nome do grupo ou descrição do grupo e clicar no botão Salvar.

SIAE - Tela Editar Grupo

SIAE - Tela Grupo Editado

Deletar Grupo

Executar os passos para listar os grupos. Escolher o grupo a ser deletado e clicar no botão do vermelho com uma lixeira dentro.

SIAE - Tela Listar Grupos

Um pop up irá aparecer pergutando se você realmente deseja remover o grupo. Se sim, clicar no botão Sim, remover!. Se desistir da ação, clicar no botão Cancelar.

SIAE - Tela Remover Grupo

SIAE - Tela Grupo Removido

ATENÇÃO: Muito cuidado ao realizar esta ação, pois poderá gerar incosistência dos dados caso o grupo a ser deletado já estaja envolvido no trâmite de requerimentos. O recomendado é NÃO remover NENHUM grupo! Se o grupo não é mais desejeado, o melhor a fazer é remover os usuários do grupo não envolvê-lo em trâmites futuros.

Relatórios

Permissão:

Para emitir relatórios, basta acessar o menu lateral da seguinte forma:

Ensino > Relatórios

Por enquanto não existe relatórios disponíveis para emissão. Em caso de demanda, enviar email para cgti@caruaru.ifpe.edu.br solicitando e descrevendo o relatório a ser disponibilizado dentro do sistema.

SIAE - Tela Relatórios

Meu Perfil

Permissão:

Para acessar o seu perfil, acessar o menu lateral da seguinte forma:

Meu Perfil

Nesta seção do sistema, o usuário pode alterar o email e definir uma nova senha de acesso ao sistema.

SIAE - Tela Meu Perfil

Listagem de Usuários

Permissão:

Para visualizar todos os usuários, acessar o menu lateral da seguinte forma:

Gerenciamento > Usuários

SIAE - Tela Listagem de Usuários

Alterar Perfil de Usuário

Permissão:

Para alterar o perfil de um usuário, acessar o menu lateral da seguinte forma:

Gerenciamento > Usuários

Escolher o usuário e clicar na lupa do lado direito da tela.

Clicando na lupa de cada usuário, é possível visualizar as informações formatadas em tabela e também alterar o perfil de acoesso ao sistema. Para isso, basta selecionar o novo perfil e clicar no botão Atualizar Perfil.

SIAE - Tela Alterar Perfil